En bref
- Un état des lieux de logement meublé doit décrire les pièces, les équipements fixes, les compteurs, les clés et l’inventaire détaillé du mobilier.
- Le téléchargement gratuit en PDF facilite l’impression et la signature, tandis que le format Word permet d’adapter le modèle avant le rendez-vous.
- Le dépôt de garantie d’un bail meublé est plafonné à deux mois de loyer hors charges et sa restitution dépend de la comparaison entre l’entrée et la sortie.
- Les photos datées, les relevés de compteurs et la description précise des défauts évitent la plupart des retenues contestées.
Modèle d’état des lieux pour logement meublé à télécharger en PDF et Word
Un modèle d’état des lieux pour logement meublé doit permettre de consigner la situation exacte du bien le jour de la remise des clés. Il ne sert pas à produire un document administratif de plus. Il établit le point de comparaison entre l’état du logement à l’entrée et celui constaté au départ du locataire.
Le format PDF répond à un usage simple. Le document est imprimé, rempli sur place, puis signé en deux exemplaires au minimum. Le format Word est plus souple avant le rendez-vous, car il permet d’ajouter une pièce, de compléter l’inventaire du mobilier ou d’insérer des lignes pour les équipements particuliers. Un modèle Word d’état des lieux meublé peut ainsi être préparé avant la visite, puis converti en PDF une fois les informations stabilisées.
Le contenu ne varie pas dans son principe entre un studio, un appartement et une maison. La quantité d’informations, elle, change nettement. Un studio de 20 m² comporte souvent une pièce principale, une salle d’eau et quelques meubles. Une maison de 120 m² peut réunir plusieurs chambres, deux salles d’eau, un garage, un jardin, des volets, des équipements de chauffage et plusieurs dizaines d’éléments de mobilier. Le modèle doit donc prévoir assez de place pour décrire, sans se limiter à une case « bon état » qui ne permet aucune comparaison sérieuse.
La loi du 6 juillet 1989, notamment son article 3-2, encadre l’état des lieux des locations utilisées comme résidence principale. Le document est établi contradictoirement, c’est-à-dire en présence du bailleur et du locataire, ou de leurs représentants. Lorsqu’un mandataire intervient, ses coordonnées doivent apparaître. Un garant n’a pas à signer cet état des lieux : son engagement découle de l’acte de cautionnement et non de la visite du logement.
Le formulaire doit distinguer clairement l’état des lieux d’entrée de celui de sortie. Cette distinction paraît évidente, mais elle devient utile lorsqu’un logement change de gestionnaire, lorsqu’une agence remplace une autre ou lorsqu’un propriétaire reprend directement la gestion de son bien. La date, l’adresse complète, l’identité des parties, les relevés d’eau, de gaz ou d’électricité et le nombre de clés remises doivent rester lisibles au premier regard.
Le modèle gratuit n’exonère pas de précision. Un fichier bien présenté mais rempli en dix minutes n’offre qu’une protection limitée. Dans l’immobilier locatif, l’écart entre « mur propre » et « mur blanc avec deux trous rebouchés, trace sombre de 15 cm près de l’interrupteur » représente souvent la différence entre une discussion simple et une contestation sur le dépôt de garantie.
Le contrat de location et l’état des lieux ont des fonctions distinctes. Le premier fixe les obligations de location, le montant du loyer, les charges et la durée du bail. Le second photographie matériellement le logement. Il est préférable de les conserver ensemble, avec l’inventaire du mobilier, les photos et les éventuels échanges écrits concernant une anomalie signalée après l’entrée.
Mentions à remplir sur un état des lieux meublé conforme au bail de location
Un état des lieux meublé utilisable doit commencer par identifier le logement et les personnes présentes. L’adresse, la date, la nature du document, les noms du bailleur et du locataire, ainsi que leurs coordonnées, forment le socle du dossier. Si une agence immobilière ou un commissaire de justice réalise l’opération, son nom et son adresse doivent aussi être indiqués.
Les relevés de compteurs ne sont pas un détail. Ils évitent que le nouvel occupant supporte une consommation antérieure. Notez les index relevés, avec l’unité affichée et, lorsqu’elle apparaît, le numéro du compteur. Pour l’eau, indiquez le chiffre exact affiché en mètres cubes. Pour l’électricité, retenez l’index en kilowattheures et, si l’installation comprend deux tarifs, les index heures pleines et heures creuses.
Chaque pièce doit être examinée dans le même ordre. Cette méthode réduit les oublis et rend la comparaison plus simple au départ. Commencez par l’entrée, poursuivez par les pièces de vie, les chambres, la cuisine, les salles d’eau, les rangements, puis les annexes. Les sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, prises, radiateurs, robinets et éclairages doivent être décrits séparément lorsque leur état diffère.
Les termes vagues ne protègent personne. « État moyen » ne dit rien de l’origine d’une rayure, d’un éclat de faïence ou d’une tache sur une moquette. Une description utile comporte l’emplacement, la nature du défaut et sa dimension approximative. Une trace d’humidité de 10 cm sous une fenêtre ne se traite pas comme une marque de frottement de 2 cm sur une plinthe.
| Élément à noter | Information attendue | Utilité à la sortie |
|---|---|---|
| Type de document | Entrée ou sortie, date et heure de la visite | Évite toute confusion entre les deux constats |
| Compteurs | Index eau, gaz et électricité avec unité affichée | Permet de répartir les consommations |
| Clés et accès | Nombre de clés, badges, télécommandes et destination | Justifie un remplacement en cas de perte |
| État des pièces | Sols, murs, plafonds, ouvertures et équipements | Permet une comparaison ligne par ligne |
| Mobilier | Quantité, marque visible, état et défauts | Établit ce qui était réellement fourni |
Le nombre de jeux de clés mérite une ligne dédiée. Une clé de boîte aux lettres, un badge d’immeuble, une télécommande de portail ou une clé de cave ont un coût de remplacement différent. Le prix d’un badge peut rester inférieur à 20 € fourni, mais une télécommande de portail programmée peut coûter entre 40 € et 120 € fournie et programmée, relevé en juillet 2026, selon le système existant. Il faut donc identifier l’accès concerné au lieu d’écrire simplement « deux clés ».
Un état des lieux de sortie comporte des données supplémentaires. La nouvelle adresse du locataire doit y figurer pour la restitution du dépôt de garantie. Le document doit aussi rappeler la date de l’état des lieux d’entrée et signaler les évolutions constatées. Il ne s’agit pas de recopier toutes les observations initiales, mais de comparer ce qui a changé.
La gestion des compteurs dépend parfois de services locaux. Pour un logement alimenté par un réseau collectif ou une régie territoriale, il faut vérifier la procédure applicable avant la remise des clés. Les modalités de contact des abonnés peuvent différer selon les communes, comme le montrent les informations publiées par la régie des eaux du Havre et de Harfleur.
Deux exemplaires signés sont le minimum pratique : un pour le locataire, un pour le bailleur. Chaque page doit être paraphée lorsque le document est long, surtout pour une maison meublée ou un appartement comprenant une annexe. Cette précaution évite qu’une feuille d’inventaire soit discutée séparément plusieurs mois après la signature.
Inventaire du mobilier dans un état des lieux de location meublée
L’inventaire distingue réellement un logement meublé d’une location vide. Il doit porter sur les meubles, les appareils, la vaisselle, les ustensiles et les accessoires présents lors de l’entrée. Un bail meublé destiné à la résidence principale suppose que le logement comporte le mobilier permettant au locataire d’y dormir, manger et vivre convenablement au regard des exigences réglementaires.
Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe la liste minimale du mobilier d’un logement meublé. Elle comprend notamment une literie avec couette ou couverture, des occultations dans les chambres, des plaques de cuisson, un four ou un four à micro-ondes, un réfrigérateur avec compartiment de congélation, de la vaisselle, des ustensiles de cuisine, une table, des sièges, des rangements, des luminaires et le matériel nécessaire à l’entretien courant. Cette liste minimale ne remplace pas l’inventaire : elle donne seulement le plancher à atteindre.
Une ligne d’inventaire utile comporte la désignation de l’objet, sa quantité, son état et ses défauts apparents. Pour un lave-linge, notez par exemple la marque, le modèle s’il est accessible, l’état du hublot, l’état du bac à produits et le résultat d’un cycle court si le temps le permet. Pour une table, indiquez le nombre de chaises, la stabilité des pieds et les rayures visibles. La mention « mobilier complet » est trop large pour être défendue en cas de désaccord.
Les petites pièces sont celles qui disparaissent le plus facilement de la comparaison. Il faut compter les assiettes, verres, couverts, casseroles, oreillers, cintres, télécommandes et détecteurs de fumée. Une petite cuillère non inventoriée ne justifie pas un conflit. En revanche, l’absence d’un ensemble de six chaises, d’un réfrigérateur ou d’un sommier change la valeur du bien remis à disposition.
Un meuble abîmé ne doit pas être déclaré neuf. Un canapé avec une déchirure de 3 cm sur l’accoudoir, une table présentant trois impacts sur le plateau ou un matelas taché doivent être décrits dès l’entrée. Cette précision protège aussi le bailleur : un dégât nouveau, décrit avec la même rigueur au départ, devient identifiable.
La vétusté doit être séparée de la dégradation. La vétusté résulte d’un usage normal et du temps. Une peinture qui ternit, une moquette qui s’aplatit ou un matelas ancien qui perd de sa tenue ne produisent pas automatiquement une retenue sur dépôt de garantie. Lorsqu’une grille de vétusté est annexée au contrat de location, elle donne une durée de vie théorique et un abattement annuel. Sans grille, la comparaison reste possible, mais la justification d’une retenue demande davantage de précision.
Le remplacement d’un meuble ne permet pas de réclamer systématiquement le prix du neuf. Un équipement âgé doit être évalué en tenant compte de son état et de sa durée d’usage. Un locataire ne finance pas la remise à neuf générale d’un logement au moment de son départ. À l’inverse, une dégradation clairement constatée sur un meuble récent et inventorié peut être chiffrée à partir d’une facture, d’un devis ou d’un coût de réparation cohérent.
Le propriétaire doit conserver les justificatifs lorsqu’il pratique une retenue. Pour une intervention de nettoyage, une réparation ou un remplacement, une facture ou un devis donne un montant vérifiable. Une simple estimation manuscrite de 300 € sans document associé tient mal face à une contestation. Dans un bien équipé d’un appareil de chauffage au bois, l’entretien doit également être suivi séparément du mobilier ; les règles de ramonage d’un poêle à bois concernent la sécurité de l’installation et non l’inventaire locatif.
Les meubles doivent être inventoriés pièce par pièce et non regroupés en fin de document. Cette organisation permet de repérer immédiatement ce qui appartient à la cuisine, à la chambre ou au séjour, même lorsque le logement est remis plusieurs années après l’entrée.
Photos, signatures et délais après l’état des lieux d’entrée d’un meublé
Les photographies complètent le document écrit. Elles ne remplacent pas une description, car une image montre mal une rayure légère, une porte qui ferme difficilement ou un défaut de fonctionnement. Elles deviennent utiles lorsqu’elles sont datées, classées et rattachées à une observation précise inscrite sur l’état des lieux.
Il faut photographier les défauts avant de les nettoyer ou de les masquer. Les joints noircis, les éclats d’émail, les taches sur les textiles, les prises fendues, les luminaires endommagés, les fenêtres rayées et les robinets entartrés méritent une image rapprochée. Une seconde photographie plus large permet de situer le défaut dans la pièce. Une photo floue prise sans repère ne prouve que très peu de choses.
La signature intervient après lecture complète. Le bailleur et le locataire doivent pouvoir inscrire des réserves avant de signer. Une pression pour signer un formulaire incomplet est un mauvais signal, car le document servira à comparer l’état du logement plusieurs mois ou plusieurs années plus tard. Une procuration reste possible si l’une des parties est absente, à condition que le mandataire dispose d’un écrit mentionnant l’identité du mandant, l’objet de la mission et la date concernée.
Le locataire dispose d’un délai de dix jours après l’établissement de l’état des lieux d’entrée pour demander la correction d’un défaut qui aurait échappé à la visite. La demande doit être adressée au bailleur ou à son représentant par un moyen laissant une trace. Pour le chauffage, une demande complémentaire peut être effectuée durant le premier mois de la période de chauffe si l’état des éléments de chauffage n’a pas pu être correctement vérifié à l’entrée.
Ce délai ne justifie pas une description bâclée le jour de la visite. Il sert à rectifier un oubli ou un problème devenu visible après l’installation. Il ne permet pas de refaire entièrement l’état des lieux parce que les observations initiales étaient trop courtes. La visite doit donc être organisée à un moment où l’électricité fonctionne, où les points d’eau peuvent être ouverts et où les équipements principaux peuvent être testés.
Les logements avec cuisine équipée demandent davantage de temps. Comptez couramment 45 minutes à 1 heure pour un studio meublé correctement inspecté, 1 h 30 à 2 h 30 pour un appartement de trois pièces avec inventaire complet, et davantage pour une maison équipée. Ces durées sont des repères d’organisation observés en juillet 2026, hors déplacement et hors litige. Un rendez-vous fixé à quinze minutes ne permet ni de compter la vaisselle ni de vérifier les appareils.
Le dépôt de garantie d’une location meublée est plafonné à deux mois de loyer hors charges. Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée, sa restitution intervient en principe dans un délai d’un mois après la remise des clés. En cas de différences justifiant des retenues, le délai peut atteindre deux mois. Le délai et le montant réellement restitué dépendent du dossier complet, des justificatifs produits et de la situation particulière du bail.
La transmission numérique est pratique, mais chaque partie doit conserver un exemplaire accessible. Un PDF signé, envoyé le jour même par courriel, réduit le risque qu’une version différente circule ensuite. Si le document est signé sur tablette, le fichier final doit inclure toutes les pages, l’inventaire et les éventuelles annexes photographiques.
Coût d’un état des lieux meublé et recours au commissaire de justice
L’état des lieux réalisé directement entre bailleur et locataire ne nécessite pas de paiement spécifique. Le coût est alors nul, hors impression éventuelle du modèle, déplacement et temps consacré à la visite. Cette solution fonctionne lorsque les deux parties peuvent se rendre disponibles et remplir le document avec méthode.
Un professionnel peut intervenir lorsque le logement est vaste, lorsque les relations sont dégradées ou lorsqu’une partie refuse un état des lieux contradictoire. Le commissaire de justice, qui a remplacé l’huissier de justice, établit alors un constat dont la portée probatoire est plus solide. Son intervention ne dispense pas de vérifier le contenu : un relevé de compteur ou une réserve oubliée reste une donnée absente.
Pour les tarifs fournis dans les données réglementaires actualisées au 25 février 2026, l’état des lieux dressé par un commissaire de justice est facturé 162,16 € pour une surface inférieure à 50 m², frais d’acte, TVA, taxe fiscale, convocations et déplacement compris. Entre 50 m² et 150 m², le montant est de 184,08 €. Au-delà de 150 m², il atteint 261,46 €. Ces montants relèvent du tarif réglementé visé par le décret du 12 décembre 1966 modifié, sous réserve des circonstances concrètes de l’intervention.
Lorsque le commissaire de justice intervient faute d’accord entre les parties, les frais sont en principe partagés par moitié entre bailleur et locataire. Le coût n’a donc pas le même sens qu’une prestation commandée librement par une seule partie avant l’entrée dans les lieux. Le motif de l’intervention et la manière dont elle est sollicitée doivent être conservés dans les échanges écrits.
La location d’un logement meublé répond à des durées de bail particulières. Pour une résidence principale, le bail est généralement conclu pour un an et reconduit tacitement. Pour un étudiant, un bail de neuf mois peut être conclu sans renouvellement tacite. Ces règles ne doivent pas être confondues avec un bail commercial, qui relève d’un régime distinct, souvent désigné comme bail commercial 3-6-9, et ne concerne pas l’occupation d’un logement comme résidence principale.
Le recours à un professionnel doit rester proportionné. Pour un studio en bon état, avec une liste de mobilier courte et des parties disponibles, un modèle PDF complet, deux exemplaires, des photos datées et une visite d’une heure suffisent souvent. Pour une grande maison meublée, plusieurs dépendances, une piscine, des équipements techniques ou un désaccord déclaré, l’économie réalisée en évitant un constat peut devenir faible face au coût potentiel d’un litige.
Le point de contrôle le plus souvent négligé reste l’inventaire des objets modestes. Les équipements principaux sont presque toujours relevés. Les télécommandes, ustensiles, ampoules, accessoires de douche et jeux de clés le sont beaucoup moins, alors qu’ils alimentent régulièrement les discussions au départ.
Le PDF ou le Word est-il préférable pour un état des lieux meublé ?
Le Word est adapté à la préparation car il permet d’ajouter des pièces, des lignes d’inventaire et des équipements. Le PDF convient à la version finalisée, imprimée ou signée électroniquement, car sa mise en page est plus stable.
Un état des lieux meublé doit-il contenir la liste de toute la vaisselle ?
L’inventaire doit mentionner les meubles, appareils et objets fournis. Pour la vaisselle et les ustensiles, indiquez les quantités par type, par exemple six assiettes plates, six verres et une casserole, plutôt qu’une formule générale indiquant cuisine équipée.
Le locataire peut-il modifier l’état des lieux après la signature ?
Après l’entrée, le locataire peut demander l’ajout d’un défaut oublié dans un délai de dix jours. La demande doit être adressée par écrit au bailleur ou au gestionnaire. Pour le chauffage, un délai spécifique existe durant le premier mois de la période de chauffe.
Quelles retenues peuvent être faites sur le dépôt de garantie ?
Les retenues doivent correspondre à des dégradations constatées par comparaison entre l’entrée et la sortie, hors usure normale. Le bailleur doit pouvoir les justifier par des documents tels qu’une facture ou un devis, en tenant compte de la vétusté de l’équipement concerné.
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